基建处工程档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条为了加强和规范建设项目工程档案管理，提高工程档案的利用率，更好地为教学、科研和基建管理工作服务。结合学校档案管理相关规定和基建处工作实际，制定本办法。
第二条基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据。
第三条本办法适用于基建处负责的各类建设项目工程档案管理。
第二章 管理体制
第四条基建工程档案工作接受武汉市城建档案馆和学校档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由工程档案资料管理员专门负责管理工程档案资料。
第五条工程档案资料管理员的职责是：
（一）贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，认真做好工程档案管理工作。
（二）认真落实工程档案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作。
（三）协助施工单位向武汉市城建档案馆移交工程档案资料。
（四）负责做好基建处档案资料的归档工作，并及时移交校档案馆。
第六条工程档案管理按项目分阶段进行，各项目工程应在竣工结算完成之日起3个月内完成工程档案资料归档工作，归档之前由各职能科室负责收集、管理，归档后由工程档案资料管理员负责整理、管理。
第三章 档案分类及内容
第七条根据基建处的科室设置和工作安排，将基建工程档案分为基建手续、招标管理、合同管理、竣工资料、竣工图纸、图纸电子文件等。
基建手续是指从基建项目决策到竣工财务结算并作固定资产移交过程中需要向相关职能部门办理的各种手续。
招标管理档案资料包含从项目招标开始到招标结束及发放中标通知书过程中根据学校招标管理规定形成的各种批文、文件等相关资料。招标项目包含咨询服务、勘察设计、工程监理、工程施工等。
合同管理的档案包含从基建项目开始到竣工财务结算并作固定资产移交过程中形成的合同、协议、补充协议等资料。各合同的档案资料必须包含合同或协议审批文件、合同或协议、审计结果等。
竣工资料是指项目下各合同用于结算的相关材料，包含开工报告、竣工验收报告、设计变更、图纸会审纪要、材料设备签认单、现场签证单、工程联系单、工程洽商单和其他按规定需要归档的其他资料。
竣工图纸是工程竣工后项目实际施工情况的真实反映，包含建筑、结构、电气、给排水、暖通、消防、人防等各专业图纸，设计变更部分必须在竣工图上以工程绘图和文字说明的形式标注，附设计变更、工程联系单的编号。
图纸电子文件是指项目设计的CAD电子版设计文件，包含总图、建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业的设计文件。
第四章 档案资料收集和移交
第八条工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，必须按本办法第七条规定的分类办法及要求的内容进行认真收集。
第九条工程档案的收集是基建处各职能科室和全体干部职工共同的责任，必须提高档案意识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档资料收集齐全。
第十条基建手续前期资料的收集由工程管理科负责手续办理的有关人员负责。项目负责人进行检查、落实。
第十一条招标管理档案资料的收集由报建管理科负责招标的有关人员负责。
第十二条合同管理档案资料的收集暂由综合管理科负责合同管理的有关人员负责。
第十三条竣工资料档案、图纸电子文件的收集由工程管理科负责，工程管理科负责人进行检查、落实后按程序移交综合管理科。
第十四条 负责各类档案资料收集管理的有关人员、科室应按本办法第六条规定的时间主动向工程档案资料管理员移交相关档案资料，同时工程档案资料管理员也必须及时了解工程项目进展情况，督促有关人员或科室及时移交归档材料。工程档案资料管理员应根据本办法对移交的档案资料进行认真检查验收，对不符合要求的要提出明确的整改意见，问题突出的应及时向各科室负责人报告，及时协调解决。
第十五条工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真办理移交手续。
第五章 整理与立卷
第十六条工程档案的整理是工程档案管理的研究性工作，必须严格按本办法及附件的规定，认真筛选，注意保持工程项目建设的自然规律和完整性，保持材料之间的有机联系，保持材料的系统性和不同特点。
第十七条工程档案资料的整理分为初步整理和归档整理，初步整理由分类档案收集人负责，归档整理由工程档案资料管理员负责对各收集人提交的资料进行系统性、完整性整理。
第十八条档案材料经过归档整理后应进行立卷，立卷资料分为基建手续篇、招标管理篇、合同管理篇、竣工资料篇、竣工图纸、图纸电子文件等。
第六章 移交与利用
第十九条工程档案在完成整理与立卷后及时向武汉市城建档案馆、学校档案馆移交工作，并办理移交手续。
第二十条保管工程档案的目的是为了利用，在遵守工程档案利用规定的前提下，应提倡和鼓励利用。基建档案借阅统一由工程档案资料管理员负责向学校档案馆申请办理。
第七章 附则
第二十一条本办法由基建处负责解释，自公布之日起执行。
湖北第二师范学院基建处
2021年9月